浅析煤矿企业办公室管理工作

浅析煤矿企业办公室管理工作

李强、安保森、孔令军

库车市永新矿业有限责任公司  新疆  阿克苏地区  843000

摘要：煤矿企业的办公室是整个企业的主导管理部门，决定着整个煤矿企业的发展方向、发展方式以及发展速度，是煤矿企业的双手，需要安排、统筹生产轨迹，做到直抓生产动向，同时也是企业执行力的直观体现。

关键词：煤矿企业；办公室管理工作

前言：煤矿企业办公室工作效率直接影响上下级的信息传达质量，因而解决煤矿企业办公室管理中出现的问题不仅是对企业规章制度准确性的保障，也是维护企业职工利益关键。若煤矿企业办公室管理不到位，则可能引起信息失真，影响企业上级领导的决策，偏离企业的生产目标，对企业的正常运营造成威胁。因而本文主要探究煤矿企业办公室管理中出现的问题，并有针对性地提出方法策略，为后续煤矿企业办公室管理提供更好的理论依据，以提高企业运营效率。

1、办公室管理工作特点

不同企业的办公室管理工作会有所不同，但管理工作体系也相当于是互通的，企业办公室的工作范围和运营方式都有着共同之处，同时也有着企业自己的独特之处。首先，办公室管理具有综合性，办公室工作不仅要对领导的工作做相关的策划和总结，同时还对各部门的工作适当管理分配，一些企业经营问题、管理问题或者群众工作问题都需要处理和解决。所以，办公室管理的综合性很强，工作范围广而深，员工对每个事务的处理也不能局限于事务表面，归纳和深入剖析，精炼和协调解决各方面的问题。办公室工作还具有专业性，不论是文秘工作、信息数据处理还是相关的文案管理等，需要具有一定程度的专业技能，甚者有些企业还有对财务、人事等各方面的专业有一定的应用基础。当然，服务性也是办公室工作的特点，在处理一些信息、公文等专业职能上，办公室工作也有上下级之分，然后一层一层传达布置任务并解决问题，提供更加高效有用的服务。由于办公室工作具有很强的服务性，再加上很多工作都是围绕领导指定的工作，具有很强的交办性，所以办公室管理工作也有一定的被动性。很多工作都有很强的灵活性，办公室人员常常会进行各种形式编制和部署，工作任务随机而定。

2、煤炭企业办公室工作存在的问题

2.1办公室工作目标不明确

煤炭企业的办公室工作，涵盖了文秘、保密、会务、档案、接待、后勤、车辆等一系列的工作业务。可以说，在煤炭企业中，办公室的工作任务艰巨、事务繁杂、头绪很多，其中最突出的特性就是它的综合性、服务性和广泛性。办公室工作无小事，细节决定成败。由此就容易造成办公室工作的定位不准确、目标不明确，出现眉毛胡子一把抓，顾此失彼、丢三落四等现象。例如办公室工作人员浮在面上迎来送往、处理日常琐事较多，而扑下身子学习理论及专业知识、深入基层调查研究、搜集第一手资料较少，参谋助手、督查督办等核心职能作用发挥的不好，造成办公室工作不能与煤炭企业发展的中心工作相协调，办公室工作质量和效率必然下降，对煤炭企业的发展必然造成一定影响。

2.2管理观念方面的问题

当今社会是一个高速发展的社会，信息时代的到来使得社各领域不可避免地受到了影响，受到外来企业管理观念的影响，煤矿企业文化管理和管理观念已经发生了翻天覆地的变化。再加上技术层面的不断进步，企业的生产方式也发生了明显转变，工作时间的弹性更高，员工的主动性更强。但是，仍然有部分煤矿企业固守传统的管理观念，未能跟着时代形势适当转变，没有做到与时俱进，也就难以实现企业的进一步发展。

2.3纪律涣散，管理制度不严明

煤炭企业不同于其它普通企业，为了切合实际生产情况，煤炭企业需要有更为严明的企业管理制度。比如：休息日以及节假日煤炭企业会执行办公室人员值班制度，以便及时处理生产过程中发生的紧急情况。但是不可避免员工在值班时间对自己要求不严格，值班时段不积极、不紧张，过度相信企业安全管理制度，心存侥幸，节假日值班态度对比正常工作日态度截然不同，过度放松，丧失值班意义。

3、煤矿企业办公室管理工作的提升策略

3.1优化资源配备，改善办公室职能

由于煤矿企业办公室工作几乎囊括企业所有范围，故其工作内容也相对较为繁杂。事实上，规模越大的企业，其办公室职员的日常工作愈加繁忙，其中虽是以小事居多，但也包含部分大事。与此同时，办公室于煤炭企业发展过程中，要配合领导的分配安排，与各个部门之间形成有效配合，以帮助其完成各项工作及任务。故经常导致办公室行使了其他部门的职权，但自身职能却未能得到充分发挥。基于此现状，企业应务必明确办公室职能，并对其职能予以进一步优化，将原本不该由办公室处理的工作及业务从日常工作中脱离出来，使其有更多的精力与时间投入到自身的本职工作中。为了确保煤炭企业全面、均衡发展，企业还需根据办公室职员的个人能力素质水平，为其分配符合其能力与水平的工作任务，以做到人力资源的最大化利用。

3.2建立健全办公室管理制度

为了让管理工作更加高效，煤矿企业应建立健全办公室管理制度，以便更好地提高煤矿企业办公室的执行力。在建立办公室管理制度早要根据自身的运营规律和特点来制定可行的制度，保证企业的正常运作。同时在制定制度的过程中也应该充分考虑其煤矿企业工作的特殊性，要善于站在职工和上级领导的角度看待问题，制定既不损害企业利益又合乎人情的管理制度。煤矿企业要在职权范围内履行岗位职责，制定合情合理的办公室管理工作制度，才能更好地提高工作效率。

3.3积极创新管理手段与方法

煤矿企业的发展必须要有先进的管理理念作指导，只有在先进管理理念的指导下才能够有创新的管理方式出现。因此，公路路面、桥梁隧道检测咨询行业办公室管理工作必须要紧跟社会潮流，积极借鉴先进的管理经验，实现自身管理观念上的转变，为促进煤矿企业的发展做出努力。同时，在先进管理理念的指导下，不断地进行创新，对现有的办公室管理制度中不符合发展需求的制度和方法进行革新，加强监督，使改革的工作能够切实落实到实际的办公室管理工作当中。

3.4业务流程化

由于煤矿企业办公室内务工作非常多，所以要想实现精细化管理，就必须要根据所有服务对象、内容与重点的不同，实施科学的划归，同时树立起来相应的工作标准，有效落实业务的基本流程，进而保证责任到人、任务到岗。比如在信息传送工作上，就需要明确约稿、编写、审核、复审、签发以及反馈等多个步骤与基本方式，同时构建相应的工作制度，严禁出现不按照流程办事的情况，因此建立起来各司其职、运转有序的工作环境，最终提升工作效率和质量。

3.5融入科学化的办公室管理理念

随着社会的不断发展，越来越多的煤矿企业认识到，运用科学的工商管理对于企业发展有着极其重要的作用，但工商管理需要专业的管理人才，这对于传统经营理念来说，是一种“额外支出”，因此很多企业拒绝使用专业人才，或是自行学习，或是让非专业人才担任这一职责，但术业有专攻，没有接受过系统专业学习的人士，很难将工商管理的理念合理的应用在实际工作中。

结束语：总而言之，随着市场经济的不断发展，各类企业如雨后春笋般涌现，市场竞争愈演愈烈，管理工作维护着整个企业的正常运转,因而做好办公室管理工作也是煤矿企业当下重要的工作之一。而对市场竞争所带来的机遇和挑战，只有建立健全煤矿企业办公室管理制度，才能让管理在一个完善的体系内有序运转，并且要做好对工作人员的素质考核工作，提高管理者的综合能力，并将优秀的人才资源运用于各部门中，加强其合作协调的能力，从而实现煤业的可持续性发展。

参考文献

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[2]连建斌.煤矿企业办公室工作中存在的问题和对策探讨[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2018,(02)：121--135.

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