浅谈采购成本的控制策略

浅谈采购成本的控制策略

陆维军

中国石化集团南京化学工业有限公司物资装备中心    江苏南京    210048

摘要：控制采购成本是企业取得成本优势的最有效手段，企业多数都是通过比价或者招标，利用供应商之间的竞争压降采购成本。如果企业仅简单的进行比价或者招标控制采购成本，会出现采购物资低价低质、性价比较低等问题。本文就如何解决低价低质，独家采购，质量差异较大的采购，控制采购成本同时兼顾企业供应链的建设，落实企业社会责任等问题提出解决方法。

关键词：采购成本、控制策略、独家采购

多数企业采购成本占企业总成本的50%以上，企业竞争中想取得成本优势，控制好采购成本是非常必要也是最有效的手段。每个企业都有专门的采购部门负责企业的采购工作，而采购工作中工作量最大的也是控制采购价格，用最低的价格买到最好的产品,这是采购人员工作的追求目标。然而自古就有便宜没好货的说法，企业通过比价、招标等手段有效的压低了采购价格，但是否买到了企业最需要的物资，是不一定的。作为一名采购工作者，我们常听到使用单位对采购物资质量的抱怨。我们时常用较低的价格买到了质量较次的产品，或者买到了根本不是用户需要的东西。如何控制采购成本，笔者就自己20多年的工作实践，谈谈采购成本控制的一些想法。

一、采购成本控制的传统方法

⒈询比价法。询比价法是我们最传统的一种采购成本控制方法。中国自古以来就有“货比三家不吃亏”的说法，古人在买货时先询问下不同商家相同商品的价格，然后决定购买哪家的商品。询比价法一般有两种选择方法。第一种选最低价，这种方法一般适用产品质量没有太大区别的商品。另一种是选择性价比最高的商品，这种方法对买方水平要求较高，要求买方能够通过比较样品或根据口碑、经验区分出每种商品的性价比。

询比价法方便易行，是企事单位及个体工商户广泛采用的采购方式。但这种方式过程不透明，询价人的公正性得不到保证，容易出现暗箱操作情况，现在企事业单位及政府部门对较大金额的采购都已不采用这种方式。

⒉招标法。招标采购是在询比价方式基础上发展起来的，是近一二百年随着商品经济的发展才出现的。十九世纪上半叶机器大规模生产的应用为买方经济创造了供给条件，现代独立而成熟的招标方式此时开始出现。史料记载，我国最早采用招商比价（招标投标）方式承包工程的是1902年张之洞创办的湖北制革厂，五家营创商参加了开标比价，结果张同升以1270.1两白银开价中标［1］。目前招标采购是中国最普遍采用的一种采购方式。据统计2021年中国石化集团下属各企业招标采购率平均达88.2%［2］。

招标采购同询比价采购一样主要有两种定标方式。第一种是最低价中标，第二种综合评标法。综合评标时,事先约定好主要技术指标的加扣分标准，一般通过5名以上单数的专家评委打分，结合报价得分，计算各家得分后最高分中标。

这两种采购定价方式是目前企事单位及政府部门广泛采用的定价方式。它能有效的压降采购成本。传统成本控制方法通过供货方之间竞争压价，买方从中得到一个优惠的价格，达到压降采购成本的目的。对于一般的中小企业或者产品技术要求偏低的企业，这两种方法是可行的。但是对一些大中型企业，或者技术含量较高的企业来说，简单的使用这两种方法采购，会出现许多不如人意的情况。采购工作中常常会出现这样几个问题。

①采购的产品市场上没有多家合格供货商，市场不具备竞争条件时，如何定价？②采购的产品价格虽低，但质量也差，不能满足生产需要。③设备低价中标后，维修备件及修理成本太高。④控制采购成本的同时如何落实环境保护等社会责任？⑤控制采购成本的同时如何构建和完善企业自身发展的供应链？

二、问题的应对策略

1.分类制定采购方案。每种物资都具有自身的的特点，制定采购方案时要抓住物资的特点，针对不同类型物资的特点采购不同的采购策略。

⑴一般低值易耗、采购总额不高的物资，其采购成本对总体采购成本的影响不大，建议采用直接询价采购的方式。可以选择价格较低的商品，也可根据性价比，选择用户喜欢的品牌商品，这样既方便快捷，又能及时满足用户的需要，即便成本不是最低，由于总量较小也不会给企业带来较多的成本增加。

⑵对于有些低值易耗品，如果企业长期频繁使用，企业可以将全年的采购量进行集中招标。通过招标选定性价比最好供应商，与供方签订全年的框架协议，按需求时间分次安排送货。通过招标能够有效的压降采购成本，又能方便快捷的保证供应。

⑶对大宗原料，材料，这类物资总量大，质量控制相对容易，这类物资可以通过招标的方式确定供应商，在质量相差较小的投标商中选择价格较低的作为供货方。这类物资价格的确定对企业成本控制影响较大，这是企业最容易控制，也是控制易出效果的地方。当然这类物资是企业的主要生产原料，也是企业战略资源，企业在选定供应商时不仅要看本次采购的报价，还要考虑保证企业长期稳定的供应渠道，保证合理价格的同时，业务主动向资源丰富，对企业资源保供能力强的供应商倾斜，有意识的培养企业的战略资源供应商，完善企业自身供应链的建设。

⑷成套设备，采购时不能局限于设备报价的高低，在综合设备性能、寿命、安全、环保等各种因素的基础上，综合评定采购方案。招标过程中，对设备性能指标差异较大的设备，制定评标方案时，要保证技术分占评标总分的比重，一般技术分占到50%，技术评分项中要把设备性能、寿命、安全、环保的指标落实到相应得分项上，设备技术评价高的设备能够得到比较高的技术分，结合商务报价，保证采购物资有比较高的性价比。我们工作也会遇到一些能力很弱的供应管尽管技术分很低，但是由于报价比同行低很多，评标总分最高而中标的情况。因此在招标时一定要明确要求，对实力不符要求的供应商设置否决项，将不合条件的供应商拒之门外。

⑸成套设备的配件一般选用主机厂配件，采购价格一般执行主机厂的报价，企业选择余地小，难以执行比价或招标等采购方式。企业可以执行主机采购时的备件报价，或者通过成本分析与主机厂谈判的方式确定价格。如果价格难以接受，也可通过选择第三方测绘，选择非原厂主机备件的办法，压降备件成本。

⒉独家采购应对策略。由于技术要求或专利原因限制，只有一家供应商满足供应要求时，比价、招标等通过供方竞争方式压降成本的方法不再适用。此时定价的主动权由供方控制，如何控制这类物资的采购成本？企业可以通过与供方协商的办法确定采购价格。这种情况价格谈判往往比较被动，企业要想在独家谈判中取得主动，企业可以从两个方面努力引导对方，①企业要让对方觉得与自己合作有利可图，可以牺牲一定的利润来试谋求长远的利益。所以在价格谈判前要分析本企业的优势，寻求双方合作会给对方带来哪些机会，例如市场的开拓、长远的发展等，让对方自愿降低价格，来寻求长期的合作。②如果企业没有办法说服对方让价，企业除接受对方价格外，亦可寻找其他替代方案。独家谈判要设法与对方达成合作共赢的共识，才能将业务谈判顺利进行下去，达到企业想要达到的目标，如果对方没有合作共赢的诚意，最好尽早寻找替代品。

在双方达成长期合作共识的基础上，价格谈判可以参照两种标准。①成本定价，企业在对产品生产过程详细分析的基础上，依据用工、用料情况，对产品成本进行分析，将产品成本加合理利润作为谈判的理想点，将业务谈下去。②参照类似产品的价格，作为价格谈判的依据。

⒊不同档次产品选择策略。不同档次产品性能差异较大，价格差异也较大，这类物资简单的比较价格，只能买到质量较差的产品。如果选择价格贵的产品，性能是较好，但不一定是最佳的选择；同时作为企业采购，不能满足企业采购流程的要求。对这类物资我们可以尝试以下办法。

⑴平均使用成本法。企业可以根据以往这种产品的在公司相同工况条件下的使用寿命，计算出产品的单位时间使用成本。通过对不同产品的平均使用成本比较，选择平均使用成本最低的产品。这就要求企业以前类似工况使用过该产品，企业设备管理部门有完备的设备使用台帐，能清楚的计算设备平均使用成本。或者有可信的单位时间使用成本数据。这就要求企业设备管理部门做好设备使用情况台帐，能提供每种产品的使用成本数据。目前多数企业很难准确计算这一指标，要么没有记录数据，要么没有使用过这种产品，采购中大多数凭评委专家个人经验估算，准确性很难保证。当然随着大数据技术的发展，越来越多的使用成本数据被记录下来并应用到指导采购工作中去，平均使用成本计算会更容易。

⑵产品满意度法。产品满意与否是衡量采购成本的感性指标，对于定量指标不易衡量的采购物资，利用这一指标，可以有效的指导采购，并能很好的控制采购成本。人机交互较多的设备和工具、以及个人使用的防护用品，可以定期开展产品满意度调查，调查结果作为制定采购方案的依据。当然这种方法也会掺杂一此个人因素，从而影响调查结果的准确性。

⑶综合法。平均使用成本法，产品满意度法都有自身的不足，企业采购时可以综合运用这些指标，权衡多方意见，克服某项指标的不足，利用综合几项指标的得分情况，确定采购方案。具体到采购中，可以把各项指标引入到招标评分中，通过综合评分，体现对平均使用成本和产品满意度等多种指标的满足程度，既能比较好的控制了采购成本，又能兼顾用户的其他需求。

⒋企业在实现控制采购成本压降的同时应兼顾企业的社会责任。

企业是以营利为目的的，给投资者带来利润是企业的经济目标，当然企业还要兼顾企业的社会目标。企业在采购工作中要落实环保责任，安全责任等社会责任。因此我们在确定采购方案时要将采购产品的环保要求，保障人民生命安全的因素考虑进去，向落实环保要求的产品、向人民生命财务安全有保障的产品倾斜。采购工作中还要落实国家关键设备国产化要求的政策，向国产化品牌倾斜。企业可以将相关责任落实到采购评分办法中去，履行好企业对国家、社会的责任。

落实环保责任、安全责任等社会责任，也会给企业自身带来经济利益。例如企业很好的落实绿色采购，生产绿色产品，会增加企业在民众中的美誉度，减少企业的公关成本，从而给企业带来良好的发展环境。另外各地政府对落实绿色采购的企业也给予了许多税收减免优惠政策，企业可以落实绿色采购的同时争取政府的一些税收优惠，间接实现采购降本。

参考文献：

[1]高子正  中国采购与招标发展史上若干个“第一” [OL]  中国招标投标协会官网  2013

[2]中国石化集团物资装备部  关于2021年物资供应管理绩效考核指标情况的通报[R]  2022