企业档案在企业知识管理中的作用分析

企业档案在企业知识管理中的作用分析

周玉

湖北典策档案科技发展有限公司 湖北省武汉市430061

摘要：档案既是对企业各项工作的真实记录，同时也能为新时代企业工作的开展提供经验支持，在辅助企业领导科学决策方面发挥着重要的价值。伴随着社会的不断发展和科技的进步，知识对于企业的重要性越来越突出，特别是对于创新型企业和技术型企业，知识就是推动其发展的根本动力之一。如今，越来越多的企业开始注重知识管理，并运用知识管理以谋求进一步发展。本文深入探讨了企业档案与知识管理的内在关联，分析了企业档案在知识管理中的作用，以供参考。

关键词：企业档案；知识管理；作用

引言

所谓知识管理就是利用各种方法和工具，对企业内部的知识进行有效的获取、组织、传播和应用。将企业档案在企业知识管理中应用，不仅能够实现企业内知识的统筹，形成完善的知识体系，提高知识的价值和可用性，同时也能帮助企业更好地进行知识分配，真正让知识对企业的发展起到推动作用。

1知识管理背景

知识管理是科技飞速发展的产物，也是一种先进的管理方式。知识管理是“集百家所长”的综合性概念，涵盖了经济理论知识、互联网信息技术、现代管理理论以及企业管理思想等多个领域，旨在整合知识资源并深度挖掘知识内涵。在企业管理中，知识管理占据了重要地位，以满足工作需求和用户深度需求为主要目标。知识管理的重要性已被广泛认可，并纳入主流商业课程中，被视为管理者必备的核心技能之一。进入21世纪以来，拥有高质量的知识几乎是所有成功企业的共同特点，而知识管理对于知识资产的重视超过其他任何管理形式。通过充分利用知识资源，企业可以创造竞争优势，促进企业的可持续发展。

2企业档案在企业知识管理中的作用

2.1深度挖掘档案资源的价值

多维度查询档案信息，如：跨数据库检索、关键词查询，不同数据类型查询等，提高档案的开放度，扩大档案服务的信息源。利用人工智能、知识图谱等技术，挖掘档案中的潜在知识，进行多层次数据分析，为企业输出各种高质量的数据服务和数据产品。例如，利用BIM模型中的档案数据链接和分析功能，将一些工程数据，如：项目的面积、高度，建筑外形和内部构造等数据，结合造价、建筑材料的使用等计算出最合理的施工进度和材料用量，节约建设成本、提高工程质量。

2.2提升档案人员知识管理能力

知识管理对档案工作者的基本素质和综合能力有更高的要求。从业人员应该具备以下能力：首先，管理创新的能力。应该从主动服务于企业的角度出发，不断转变思路，改进工作方法。其次，持续学习的能力。档案人员要不断优化知识结构，强化信息技术应用。不仅要学习档案及工程管理的专业知识，还需掌握信息管理的能力，更需要不断根据社会的发展和技术的进步，更新知识储备，优化知识结构，掌握新的工具和工作方法，只有这也才能以新的管理模式兼顾不同时期、不同介质、不同需求的档案管理工作。

2.3变档案“资料汇总”为“知识创新”

编研是档案的主要利用方式。传统档案编研工作，主要是将档案中的一类资料进行汇总，按照某种规律，如时间、类型等，以汇编、图册、声像资料等形式展示出来。以时间为主线，采集历史档案资源的部分内容，汇总的主要是档案的显性知识。知识管理可以利用数据搜索、数据关联和数据分析等工具，将档案信息作为数据，进行汇总、加工、展示。其目的是发现档案资源的内部联系，挖掘潜藏在档案内部的隐性知识，结合档案以外的其他数据资源，提炼、开发出对企业决策、技术进步、优化质量的“新知识”，并且以模型、动画、视频及文字等多种形式展示出来，更便于利用者理解和使用。

2.4通过企业档案进行知识共享平台的建立。知识

共享平台的建立是企业进行良好知识管理的重要手段，通过知识共享能够加快企业内部的知识流通，实现员工工作水平和工作能力的整体提升，同时也是提升企业核心竞争力的重要手段。在具体的应用上，知识管理要与企业档案管理形成更深层次的融合，并将企业档案作为知识共享的主要媒介。在进行工作的过程中，相关人员要充分发挥自身的主观能动性，在企业范围内做好知识的探寻和收集工作，并根据知识的内容编制相应的档案，详细记录知识的类别、岗位、内容和先进性，并为企业知识做好分类和编目的工作，同时也要做好知识的更新，确保将知识的内容保持在最新版本。企业可以依托这些档案形成开放式或针对性开放的知识平台，为企业员工提供知识服务。

3企业档案在企业知识管理中的应用要点

3.1档案收集和知识管理同步实施

想要将企业档案在企业知识管理中进行良好应用，保持两者在管理上的高度一致是确保知识管理效率和知识管理成效的重要方式。在企业进行档案管理的过程中，要确保档案收集的广泛性和全面性，在对企业档案进行整理、分类和编目的过程中将其中具有较高知识属性的部分分离出来，并进行综合性的知识管理。通过两者的同步实施有效地扩大企业知识的收集范围，化被动为主动，为知识管理的开展打下良好基础。

3.2设立以知识管理为中心的档案服务

知识管理不仅需要收集和存储，同时也需要向企业员工提供良好的知识服务，以充分发挥知识管理的价值。因此相关企业要以企业档案为基础，提供以知识管理为核心的档案服务，如建立专门的企业知识档案库。同时也要建立相应的企业知识的申报渠道和激励机制，对一些拥有知识并愿意分享的员工进行激励，并进行针对性的档案编辑服务，确保能对知识进行详细记录，进一步推动知识在企业内的良性循环，充分激发企业员工的创新意识和分享积极性。

3.3利用信息技术实现高效分享

伴随着信息技术的逐渐发达和信息设备的普及化，人们获取信息的习惯也发生了很大的改变，而企业在进行知识管理的过程中要充分注意这一点，结合时代的发展将信息技术充分应用到知识管理的过程中。例如，企业可以建立以互联网为平台的线上知识库，让员工能够通过手机和电脑等设备快捷地调用和查阅企业知识，既能够提高知识分享的速度和效率，同时也能充分满足员工的个性化需求，为员工提供定制化的知识服务。信息技术能够实现更多不同载体的档案存储，如文字、图片、声音和视频等，相比于传统的知识共享方式更加一目了然，能够起到提升学习效果的重要作用。

3.4做好相关人员的培训工作

企业的知识管理本身是一件对于相关管理人员综合能力要求较高的工作，不仅需要管理人员对企业的发展和运营有深度了解，同时也要求其有出色的知识嗅觉，能够敏锐地从企业运营的过程中挖掘具有知识属性和知识价值的人和事物，并能够进行良好的追踪、收集、整理和建档工作。因此企业既要确保相关人员拥有档案管理的专业能力，同时也要具有丰富的劳动和生产经验，对行业发展和行业现状有自己的理解和感悟，只有这样才能真正做好知识管理工作。

3.5做好环境管理、保证档案信息安全

传统的档案管理一般是集中存放资料。档案库房要做好防水、防火等“八防”工作，以保证档案的安全。同时，做好数字化扫描工作，将传统介质档案资源纳入信息系统。同时，实现其异质备份，保证档案安全。而对以数据形式存在的模型、图表、文字以及视频、音频文件等，将文件存放在有防磁、防尘等符合要求的环境和设备中，并做好容灾备份，以保证档案数据安全。除此之外，档案人员还可以按一定周期做好资料的检查和备份。档案在日常使用中，可按角色、密级等设置登录密码；运用杀毒软件、物理隔断、网络防火墙等技术手段；实施信息安全演习，模仿信息攻击演练等多种形式保证良好的数据安全环境，从而实现档案信息的安全。

结束语

综上所述，企业档案在企业知识管理中的作用十分重要，是企业知识从零散到系统化，从隐性到显性的主要载体，同时也是实现知识共享和知识传播的重要平台。在进行知识管理的过程中，企业要充分实现企业档案与知识管理的深度融合，实现知识管理的长期化、规范化和高效化。充分发挥其对企业的推动作用，帮助企业在激烈的竞争中实现更好的生存和发展。

参考文献

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[2]张平.浅谈如何增强企业档案在企业知识管理中的作用[J].新商务周刊,2018(07):100.

[3]范捷.在知识管理背景下企业档案管理问题探究[J].卷宗,2017(31):57.