国有企业人事档案专项审核工作的相关流程及问题对策

国有企业人事档案专项审核工作的相关流程及问题对策

林露

中移在线服务有限公司  471000

【摘要】人事档案的完整、准确、安全，对组织全面、正确地了解和考察人员情况具有重要意义。人事档案专项审核工作已成为人力资源管理的重要内容。本文通过国有企业人事档案专项提升工作的工作目标、工作事项、工作流程、遇见的困难等多方面入手，充分研究了适合国有企业提高人事档案专项审核水平的几点策略，有效解决企业专项审核困难等问题。

【关键词】人事档案；国有企业；档案管理；人力资源；专项审核。

人事档案是记录个人的主要履历、政治面貌、品德作风等情况的文件材料，起到凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时都需要使用人事档案。

人事档案专项审核是指中共中央组织部自2014年10月开始的专项审核工作，对于拟选拔干部、交流任职干部和新进干部队伍人员的档案严格审核，做到“凡提必审、凡转必审”，重点审核干部的“三龄两历一身份”。

一、人事档案专项审核工作的工作目标

国有企业中，由于部门、人员较多，层级不同，审核困难程度不同。设置总体工作目标以及分阶段的工作目标显的尤其重要。

围绕“专项审核全覆盖、重点人群数字化”的基本目标，对现有人员分群分类，并根据分类情况先行对重点人群开展三龄两历的审核工作，分类标准为：党组管理领导人员、中层领导人员、处室经理、高职级、非一线员工、一线员工。

第一年完成各级经理人员人事档案整理、自查和审核工作；实现党组管理领导人员人事档案数字化管理。第二年初步完成所有合同制员工人事档案整理、自查和审核工作；推进各单位中层领导人员人事档案数字化工作。第三年完成所有合同制员工人事档案整理、自查和审核工作；实现处室经理和各单位中层领导人员人事档案数字化管理。

二、人事档案专项审核工作的工作事项

（一）制度建设到位

按照最新发布的《干部人事档案工作条例》，建立健全人事档案管理制度和工作机制。修订《公司人事档案管理规定》，增加“档案审核”、“数字化”等内容，进一步明确人事档案工作协调机制和操作流程。落实国家人事档案管理有关规定和制度，细化工作实施细则和业务流程。

（二）审核落实到位

依据《公司人事档案管理规定》，审核人事档案分类规范和装订成册情况，开展人事档案专项工作，并逐步将初审、复审、补档要求等下发相关通知，完成专项审核工作。组织填写《员工履历表》，重点审核所属人员档案中出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、家庭主要成员及重要社会关系、党员材料等重要信息，特别是审核档案材料是否有涂改造假，档案信息是否真实、准确，重要原始依据材料是否完整规范等。经理人员填写《干部任免审批表》（审核专用），员工填写《员工简历表》（审核专用）。

（三）人员配置到位

2018年11月中办印发了《干部人事档案工作条例》，其中第二章第十六条规定“组织人事部门应当明确负责干部人事档案工作的机构，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。有业务指导任务的干部人事档案工作机构，还应当配备相应的业务指导人员。管理档案数量较少且未设立工作机构的单位，应当明确岗位，专人负责”。

依据管理人事档案的数量和实际工作要求，配备至少1名专职工作人员。增设标准职位“人事档案管理”。管理档案数量较少的单位要明确岗位，专人负责。

（四）办公条件到位

依据人事档案管理规定，应按照标准规范配备和使用干部人事档案专用库房，加强库房安全管理和技术防护，严格执行阅档场所、整理场所、办公场所“三所分开”，保证档案安全。档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案。一是配置专用人事档案室、查借阅室、办公室。二是安装密集柜等专业装置；使用标准档案存储盒。三是配置专用电脑、打印机、扫描仪等。

三、人事档案专项审核工作流程

人事档案专项审核凡涉及干部任免审批表、员工简历表上的信息均要审核，按照审核内容和要求，逐卷逐页进行审核，发现问题如实登记，每卷档案必须经过初审和复审，初审人和复审人要签字确认。

（一）人事档案整理

人事档案整理工作是档案建设的基础工作之一，它是将收集起来的每个员工的档案材料鉴别、分别、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上不断对档案内容进行补充的工作。

（二）初审核查

  首先，审核档案材料是否真是和齐全。是否存在张冠李戴现象。其次核查档案中是否有涂改造假现象，“三龄两历”是否客观事实。最后核查正本档案是否存在逻辑矛盾现象。

（三）问题记录

对缺少的材料逐份登记，对每份材料中发现的问题做详细的记录。将问题按照出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作履历、身份逐项进行核查汇总，认真分析，准确描述每位员工、每个问题的具体情况，提出初步处理意见。

（四）问题反馈

通过OA公文方式发送至每个部门，督促员工个人进行补充档案或更新简历表。如仍有不明确的地方可点对点电话沟通政策。

（五）材料补充

员工根据处理意见，对学籍材料、职称材料、前任工作经历材料等信息进行补充。档案相关人员应及时记录补充材料信息。

（六）复审核查

专审人员将收到的材料进行核查，核实材料是否合规、缺失的材料是否补全。如重要信息真实性存疑的，需要员工本人做出说明，组织调查核实。

（七）签字盖章

根据认定结果，由组织形成档案审核专用任免审批表。本人核对信息后，同意组织认定意见的，须在档案审核专用表右上角签署“同意”并署名、注明时间。初审人、复审人签字，并盖组织用章。

（八）组织认定

比如年龄、工龄等如需组织重新认定的，同时填写干部人事档案专项审核认定表，交本人核对签字确认。本人意见与组织认定意见不一致、拒不签字的，根据人事档案管理规定和政策进行组织认定，以组织认定意见为准，并对本人进行情况说明。

（九）材料归档

将员工补档的材料、审核专用表、认定表以此按照分类归档，并更新目录，入库。

四、国有企业人事档案专项审核工作的困难及解决方案

（一）员工流动频繁、工作难度大

员工基数庞大，一线员工流动频繁，管理复杂程度较高。一线人员人事档案内容普遍不完整、不规范、外部市场化单位普遍不重视人事档案日常管理。一方面使得人事档案专项提升和审核工作成为永远在路上的常态化工作，另一方面在客观上增加了工作量和工作难度。

解决方案：一是提升认知。通过各级公文发布，针对全体员工开展专项培训，对政策解读、工作流程、常见问题、案例宣贯等内容充分解释，提升各层级人员对人事档案管理程度。二是分群分类、分期开展档案专审工作。三是针对档案材料缺失情况，专人跟踪，定期提醒。

（二）因属地政策差异，存在落户与档案调回冲突等客观情况

员工在调档时，反馈当地因落户等政策限制，人才中心要求档案必须与户口一致。

解决方案：一是制作副本。人才中心可提供全量副本或三龄两历相关材料。二是提供审核服务。如任何材料均无法提供，则发送专审表，请人才协助查档。三是专人查档。公司委派专人赴人才中心审核。

（三）员工档案已被拆封

有的员工因前期不了解档案重要性，学校交付至本人手中，长时间未转接或自行拆封，且无法重新封存。

解决方案：为保证日后档案完整，接收自行保管的档案需要填写转交声明，说明自行保管原因或拆封原因。如已拆封，需要填写目录，说明未对材料进行任何修改、涂改等。

（四）一线员工无法将档案调入

有些员工档案时间久远，无法找到或因存放地不能提供副本等原因无法将档案存放公司。

解决方案：填写无法调入人事档案声明，公司将其学历、工作经历等有效证明材料重新建档。

五、结语

人事档案专项审核工作政策性强、标准高，人事档案工作人员需要经过系统科学的培训、实践方能胜任。通过外部学习、内部探讨的方式，切实提升档案管理人员业务水平，通过员工个人信息，提升档案材料结构化管理。让人事档案真正实现选拔使用人才的重要依据。

参考文献:

[1]编委会. 人事档案管理事务.北京：中国电力出版社，2017.7