工程变更管理分析及成本控制研究

工程变更管理分析及成本控制研究

徐娜

中国中铁股份有限公司 成都审计中心

摘要：本文旨在深入探讨工程变更管理及其在成本控制中的作用。在工程项目实施过程中，变更管理是一个复杂但至关重要的环节，直接影响工程成本和项目效益。文章首先阐述工程变更的原因、特点及现状，随后探讨了如何有效实施成本控制，以减少变更对工程项目成本的影响，为项目带来效益最大化。通过对这些方面的综合研究，本文为工程项目中变更管理和成本控制提供了理论指导和实践策略。

关键词：工程变更管理，成本控制，现状和问题，变更流程，成本效益

引言：

在工程项目管理中，变更是一个常见但复杂的问题，往往导致项目成本和进度的增加，在工程项目实施过程中，由于各种因素的影响，经常会出现工程变更的情况。有效的变更管理和成本控制策略对于确保项目的成功完成至关重要，如何管理和控制，是工程项目面临的重要问题。本文将重点探讨工程变更管理的现状和问题，研究工程变更的管理流程及其对成本控制的影响，提出相应的对策和建议，通过合理的管理措施有效控制成本，保证项目的经济性和高效性。

一、工程变更管理

1. 变更管理的定义与重要性

工程变更管理是工程项目管理中的一个关键概念，它涉及到对项目计划、范围和资源的调整，以满足项目需求的变化。其重要性在于，它直接影响到工程项目的成本、进度和质量。

工程变更管理的定义：工程变更管理是指在项目执行过程中，对项目计划、范围、设计或执行方式进行有计划的、有目的的变动，以满足项目需求的变化，同时确保项目目标的实现。[1]这些变动可以包括范围的增加、减少，设计的修改，材料的更改，进度的调整等。

重要性：成本控制：工程变更如果不得当管理，往往会导致项目成本的增加。通过合理的变更管理，可以控制成本的上升，并确保项目在预算范围内完成；进度管理：变更可能会对项目进度产生影响，导致项目延期。变更管理可以帮助项目经理合理安排变更的实施，以最小化对项目进度的影响；质量保证：变更可能对项目的质量和安全性产生影响。通过变更管理，可以确保变更不会损害项目的质量标准，从而保证项目交付物的质量。

2. 变更产生的原因分析

工程项目中，变更不可避免地会发生，其产生的原因多种多样： 设计变更：项目在设计阶段可能会出现设计错误、不完善的设计或设计需求的变化，这些因素可能导致设计变更；范围变更：在项目的开始阶段，项目的范围可能并没有完全确定，或者在项目推进过程中，业主提出新的需求或变更原有的需求；技术变化：在项目实施过程中，可能会遇到新的技术难题或者原有的技术方案无法实现预期的效果，需要进行技术方案的调整或者采用新的技术；勘察设计单位的成果文件质量：如勘察报告的结论与现场实际地质不符，设计阶段深度不够或设计节点达不到施工要求，设计经验不足、施工可行性差。设计市场调研不充分，设计使用的材料设备与市场供应存在差异等都会在施工过程中引起变更；施工单位原因：施工单位未提出合理化施工方案建议，或建议使用新技术、新材料、新工艺，以方便施工或加快施工进度，但同时也会增加费用投入；需求变化：项目需求可能会在项目执行过程中发生变化，根据利益相关者的要求可能会有所调整，需要相应的项目变更来满足新需求；资源变化：项目的实施过程中，可能会遇到资源不足或者资源调配不当的情况，需要进行资源的调整或者寻找新的资源。这种资源变化也会对项目的实施产生影响，导致项目的变更；不可预见因素：工程项目常常受到不可预见的因素影响，如天气突变、自然灾害或供应链中断。这些突发事件可能迫使项目进行变更以适应新的情况。

3. 变更管理流程

为了有效管理工程变更，需要建立明确的变更管理流程，以确保变更的识别、评估、批准和实施都经过严格的程序。以下是工程变更管理流程的详细描述：

变更识别：变更必须被及时识别。这可以通过项目团队、利益相关者或监督机构的报告来实现。一旦识别到变更，就需要详细记录和描述变更的性质和范围；成本测算：通过经济比选，找出类似变更案例，利用历史数据分析进行成本对比，保证效益最大化；变更评估：项目经理应召集相关人员对其评估。内容包括：变更的影响范围、严重程度、经济和技术可行性等；变更申请：当项目发现项目实际情况与计划不符时，应向业主提交一份变更申请。内容包括：申请项目名称、实际状况、变更原因、变更内容、变更的影响范围和严重程度等；变更决策：项目决策者根据评估报告，决定是否实施变更；变更实施：批准的变更需要在项目中进行实施。这包括更新项目计划、范围和资源分配，确保变更按照批准的方式和要求进行；变更验证：变更实施完成后，应进行验证，确保变更的效果符合预期。验证的内容包括：确认变更是否解决了问题、确认变更是否带来了其他问题等；沟通存档：项目经理应及时将变更的内容通知相关的项目成员，并将变更记录汇总归档。存档的内容包括：变更申请、评估报告、决策结果、实施记录和验证报告等。

二、工程变更管理的现状和问题

1.工程变更的随意性较大

在工程项目实施过程中，由于各种因素的影响，经常会出现工程变更的情况。然而，在实际操作中，工程变更的随意性较大，缺乏科学合理的决策机制。一些项目管理人员往往根据自己的经验或者主观判断，随意作出工程变更的决定，缺乏充分的技术和经济分析，给项目的成本控制带来了很大的风险。

2.工程变更的审批流程不规范

工程变更的审批流程不规范，也是目前工程变更管理存在的一个重要问题。在实际操作中，一些项目管理人员对工程变更的审批流程不够重视，审批流程不规范、不严谨，导致工程变更的决策过程缺乏透明度和监督机制。这不仅影响了工程变更的科学性和合理性，也给工程项目的成本控制带来了很大的风险。

3.变更管理信息不及时

项目变更信息的传递渠道不畅，导致各参与方对变更信息的掌握欠缺，影响变更实施的准确性和时效性。缺乏有效的信息传递渠道：项目团队成员之间缺乏有效的信息传递渠道，或者信息传递渠道不畅，导致变更信息无法及时传递给相关人员；变更管理流程繁琐：变更管理流程过于繁琐，审批时间过长，导致变更信息无法及时传递和处理；人员沟通意识和能力不足：项目团队成员对变更管理的沟通意识和能力不足，缺乏主动沟通和协作的精神，导致信息传递不及时；缺乏有效的变更管理信息系统：缺乏有效的变更管理信息系统，无法实现信息的实时更新和共享，导致信息传递不及时。

4.缺乏有效的工程变更监督机制

工程项目实施过程中，一些项目管理人员对工程变更的监督不够重视，缺乏有效的监督机制。这导致工程变更的实施过程缺乏有效的监控和管理，容易产生各种问题和纠纷，给工程项目的成本控制带来了很大的风险。

三、工程变更的成本控制

1. 成本控制的策略

在工程变更管理中，实施有效的成本控制策略来确保项目不会超出预算：预算管理：应在项目启动阶段制定详细的项目预算。这个预算应包括项目的各个方面，包括人工、材料、设备、外包服务等。一旦预算制定完成，就需要对预算进行严格的监控和管理，确保不会出现超支情况。变更时，需要评估其对预算的影响，并相应地调整预算；变更成本估算：对于每一个变更请求，应该进行详细的成本估算。这包括估算变更可能导致的额外成本，如额外的人工费、材料采购、工程时间延长等。通过精确的估算，可以更好地了解变更对项目成本的影响；成本控制工具：利用成本控制工具和软件，项目管理团队可以实时监控项目的成本状况。[3]这些工具可以帮助识别潜在的成本超支问题，并采取纠正措施。

2. 变更对项目成本的影响

工程变更通常会对项目整体成本产生影响，因此需要对这种影响进行分析和管理：影响分析：对于每一个工程变更，项目管理团队应该分析其对项目成本的具体影响。这包括变更可能导致的额外成本、工程时间的延长以及可能的资源重新分配。同时，还需要考虑变更对项目质量和安全性的潜在影响；成本效益分析：在决定是否批准变更时，应进行成本效益分析。这包括比较变更带来的额外成本与变更可能带来的益处。如果变更导致的益处远大于额外成本，那么批准变更可能是合理的选择。然而，如果成本效益分析表明变更不具备足够的经济性，那么可以考虑拒绝变更请求；风险管理： 除了成本效益分析，还需要考虑变更对项目的风险。有些变更可能会增加项目的风险，而有些变更则可能有助于降低风险。在变更管理过程中，需要综合考虑变更的成本、效益和风险，以做出明智的决策。

3. 减少变更带来的成本风险

为了减少工程变更带来的成本风险和控制项目预算，项目需要采取一系列有效的变更管理措施：变更管理流程：建立清晰的变更管理流程是降低成本风险的关键。这个流程应包括变更的识别、评估、批准和实施步骤，确保变更经过严格的程序和程序，并经过充分的审查和决策；变更审查委员会：设立变更审查委员会，由项目经理、领导班子和主要部门负责人等组成。这个委员会负责审查和批准变更请求，确保决策是基于全面的考虑，并对项目的长期成功有利；变更记录：每一个变更请求都应该有详细的记录，包括变更的性质、原因、成本估算以及批准结果。[4]这些记录可以帮助项目管理团队跟踪变更的影响，并提供必要的审计和监控。

四、工程变更建议措施

1.建立健全的工程变更管理制度

为了加强工程变更管理，降低由此产生的成本增加，首先需要建立健全的工程变更管理制度。在制度中明确规定工程变更的申请、审批、实施和监督等各个环节的操作流程和责任主体，确保工程变更管理有章可循、有据可查。同时，要加强对制度执行情况的监督和检查，确保制度的有效性和权威性。

2.关注项目全生命周期管理，找准设计切入点

在项目管理过程中，重点关注全生命周期成本管理，而不仅仅是施工阶段的成本控制。这意味着从项目的设计、规划、施工到运营维护等各个阶段，都需要进行细致的成本控制和管理，以实现项目整体的成本优化。工程变更管理建议从项目立项，设计阶段入手，提前谋划，针对项目承包模式，提前作出变更策划，致力于将工程变更作入施工图纸，为项目收益舔砖多瓦。

3.加强工程变更的技术和经济分析，做好成本测算、经济比选工作

在作出工程变更决定之前，必须加强技术经济分析，充分考虑工程变更可能对项目成本、进度和质量等方面产生的影响，如：全面预算管理。根据既有项目经验，要对各种可能的方案进行充分的比较和评估，选择最优方案。同时，要加强与相关方的沟通和协调，充分了解和掌握各方面的意见和建议，确保工程变更的科学性和合理性。

4.建立工程变更大数据库和推广AI技术的应用

建立工程变更大数据库，把各个项目的工程变更策划的实现情况纳入大数据库，总结各个项目经验，制定典型案例分析，从项目变更立项、实施和完成全过程详细介绍，达到通过大数据技术，可以对历史项目的工程变更数据进行分析，挖掘出影响工程变更的关键因素，从而为新项目的变更管理提供参考。AI技术则可以帮助我们实现自动化决策，对工程变更进行智能分析和预测，提高决策的准确性和效率。

5.规范工程变更的审批流程

规范的审批流程是确保工程变更科学合理的重要保障。因此，必须加强工程变更审批流程的规范化和标准化建设。在审批过程中要注重技术经济分析和风险评估，充分考虑各方面的因素和影响。同时，要加强对审批过程的监督和管理，防止出现违规操作和权力寻租现象。

6.建立有效的工程变更监督机制

建立有效的监督机制是确保工程变更顺利实施的重要保障。要加强对工程变更实施过程的监控和管理，确保实施过程符合相关规定和要求。同时，要加强对工程变更效果的评估和反馈，及时发现问题并采取有效措施进行改进和优化。此外，要注重发挥内部审计和外部监管的作用，加强对工程变更管理的监督和检查。

结论：

工程变更管理和成本控制是工程项目成功的关键因素。本研究深入分析了工程变更的原因、现状、管理流程以及其对项目成本的影响，提出了有效的变更管理和成本控制策略。研究发现，合理的变更管理流程可以有效减少工程变更带来的负面影响，而有效的成本控制策略能够帮助项目在面对变更时保持成本和进度的稳定。通过实施这些管理策略，可以显著提高项目管理的效率和效果，减少项目延期和超预算的风险。未来的研究应更加深入探讨变更管理的优化策略，以及如何在不同类型和规模的工程项目中灵活应用这些策略。同时，应该考虑利用现代信息技术，如项目管理软件和大数据分析，进一步提升变更管理和成本控制的效率和精准度。总体而言，本文的研究为工程项目管理领域提供了宝贵的理论和实践指导，对提高工程项目的管理水平和降低成本风险具有重要意义。

参考文献

[1]李秀博.公路工程合同计量变更的管理措施[J].四川建材,2020,46(09):213-214.

[2]赖宁玲.建筑工程管理中工程变更管理的研究[J].中国建筑金属结构,2020,(12):36-37.

[3]于喆.工程变更对市政工程造价管理的影响及研究[J].四川建材,2022,48(02):225-226.

[4]靖川.浅析工程项目施工管理中设计变更及应用措施[J].居舍,2021,(20):80-81.