基于采购业务全流程的采购风险管理浅析

基于采购业务全流程的采购风险管理浅析

单志萍

云南云天化股份采购中心，云南昆明650000

摘要：本文结合制造型企业具体采购管理实践，从企业采购业务全流程视角，逐环节识别风险点，制订切实有效的风险管理措施，确保采购达到预期目标。

关键词：采购；全流程；风险管理

采购是指采购人或采购组织基于生产、销售、消费等目的，购买商品或劳务的交易行为。企业采购是企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业活动。采购活动对企业的成本、产品的质量、供应链的稳定性起着至关重要的作用，对企业的重要性不言而喻。

在采购的过程中，经常会有各种风险伴随，这些风险一旦发生，将给企业带来成本损失、产品品质降低、安全隐患等不可估量的损失，给企业的生存及发展造成极大的威胁。很多企业重视采购风险管理，通过对风险分类，对采购风险进行相应管理。有将采购风险分为人为风险、经济风险和自然风险的分类管理，也有分为市场风险、质量风险、数量风险、库存风险等分类管理，无论哪种风险管理分类，都是为了有效管控采购全过程发生不可控行为以及由此给企业带来的损失。

一、企业采购流程设计的基本原则

采购流程是企业规范管理采购工作的重要内容，企业通常设置采购部负责企业的物资采购工作。企业采购管理流程设计应重点遵循以下原则：

1、关键控制原则

关键控制是指采购流程的设计应找准流程的切入口，找到采购业务和采购管理的关键节点，确保在采购的关键节点（比如采购数量、采购方式的确定、采购价格确定、供应商选择等）上建立有效控制。

2、效率和效益原则

采购管理流程应坚持以效益效率为中心的原则，不能为了强调流程的重要性而将日常琐碎的事务纳入流程管控，致使管理流程运行效率低下、难以突出核心业务的管理，导致本末倒置。

3、价值原则

流程的目的是创造价值，流程高效不代表可以创造价值。企业应借助流程来创造价值，打造以企业价值创造为核心、以关注企业核心竞争力、以提升客户满意度为目标的流程体系。

4、持续改善原则

流程不能僵化运行，采购管理应推动采购流程的持续改进，使管理流程能够有效应收外部环境的变化，切实提高流程运行的效率。

二、基于采购业务全流程的风险辨析

通过对某大型制造企业集中采购管理流程的实践调研，其采购管理规范将采购业务全流程划分为采购准备、采购实施、采购持续改善三个阶段，覆盖从采购计划开始到采购文档归集的十二个关键环节。分别是：采购计划→供应计划→采购策略→采购寻源→合同签订→采购执行→ 采购结算→货款支付→履约评估→采购策略复盘→供应商管理→资料归档。针对每个环节的识别并建立若干控制要点，在采购准备阶段，共识别3个关键环节 9个控制点：通过对采购物资品类的支出分析、供应市场分析与预测，制订适宜的采购策略，此环节重点要明确具体的采购方式、采购节奏、供应组织等相关采购实施前的准备工作；在采购实施阶段，共识别5个关键环节 25个控制点：重点是按照采购策略组织实施采购，完成相关合同的签署，做好物流过程及货物质量的过程管理，完成最终交付的结算与支付；在采购持续改善阶段，共识别4个关键环节16 个控制点：重点是进行采购策略在复盘、供应商履约评估、供应商管理执行。

通过对采购业务全流程的风险辨析，可以发现采购管理过程的常规

风险管控重点如下：

1、采购计划：本环节的主要风险是由于采购人或采购组织对采购的物资需求情况模糊、不清晰、采购标准没有规范管理，导致采购质量不达标或超标、采购数量未得到有效管控，致使采购主体产生无效库存或库存不足、采购标的发生质量重大偏差、增加采购成本等风险。

2、采购策略：本环节的主要风险点是采购实施前没有开展相应市场调查分析、对需求未进行有效评估；或采购人员缺少相应的市场调研技能和分析能力，导致采购节奏控制不合理，选择的采购方式不妥当，采购策略不合理，采购形式合规、但采购成本未得到有效管控。

3、采购寻源：本环节的主要风险点是采购寻源不充分，供应商竞争不强、容易产生供应舞弊；同时采购实施过程的规范性、技术性欠缺亦会导致采购结果未达预期。

4、采购结算：本环节的主要风险点是采购结算未按合同要求执行，或出现人为错误，产生损失风险。

5、供应商管理： 本环节的主要风险点是供应商管理不规范，不能结合采购标的的实际情况建立针对性的供应商评价规则，供应商风险不能得到有效管控，导致供应商队伍竞争力不强，无法达成采购预期目标。

三、采购风险管理措施

分析上述风险产生的成因，风险来源主要分为二种：一是人为的舞弊，二是管理规范的缺失。为有效管控上述采购风险，可以从以下五方面着力：

1、以“三化”建设全面规范采购管理

以“管理制度化、制度流程化、流程信息化”为根本的“三化”建设是企业管理规范的重要内容，也是企业管理水平不断提升的重要举措。通过“三化”建设全面规范采购管理，将制度、流程以信息化方式固化，控制流程偏差，并通过持续改进保持流程的效率。从而建立起以风险管理为导向、合规管理监督为重点，严格、规范、全面、有效的采购管理控制体系。

2、以组织变革推动战略采购

不同的企业有不同的采购模式，一个好的采购模式和一套科学的流程设计，能在一定程度上控制采购风险、减少采购环节，降低采购成本，提高综合效益。对于一定规模的企业而言，战略采购有利于增强企业采购体系的竞争力。战略采购与传统采购的最大的区别是，采购部门成为计划、实施、控制战略性和操作性采购决策全过程的部门，能够充分平衡企业内外部优势，以降低整体成本为宗旨，涵盖整个采购流程。

3、以采购队伍专业化建设推动采购运作能力提升

对于一个企业而言，采购和销售是创造价值的两大关键领域。由于采购业务具有采购过程复杂，采购品项繁多，采购价格管理困难，采购目标艰巨，采购对手品类专业化，战略支持所需等特点，在战略采购时代更需要以队伍的专业化运作推动价值实现，通过采购集中，打造专业化的采购团队，由专业的人干专业的事，既有效降低采购风险，又实现高效降低采购成本。

4、以构建廉洁文化推动形成风清气正的采购环境

再完善的制度在面对外部形势变化的时候，都可能会出现管理边界的不确定和管理的真空地带，“人”成为采购风险管理中最重要的因素。

在企业廉洁建设中，基于采购业务的特点及影响，通常将采购岗位列入高风险岗位管理，企业应当树立“采购系统廉洁自律建设永远在路上”的工作理念，将廉洁从业建设的有关工作举措充分融入和渗透到采购业务各流程环节中，坚持廉洁从业建设与采购业务工作同步研究部署、同步落实、同步监督检查并落实考核。构筑企业廉洁文化是一项长期性工作。首先，要从廉洁思想教育入手，多种手段和形式进行廉洁教育；其次，要规范管理，奖罚分明，公平公正，推动形成风清气正的采购环境。

     总而言之，在当今竞争日益激烈的商业环境中，企业的采购成为了企业运营过程中重要的一环。随着信息技术和数字化技术的不断更新迭代，企业对采购环节的重视度逐步提升，采购行业也在不断变化和创新。未来，企业采购将面临新的挑战和机遇，掌握未来趋势和发展方向，有效控制采购风险，将成为企业成功的关键。

参考文献

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[2]李鸿.浅谈企业物资采购成本控制与风险因素管控[J].全国流通经济,2021,(06):59-61.

[3]肖世伟.企业集团采购风险预控探析[J].中国市场,2020,(17):177-178.