事业单位档案管理中的电子档案管理探讨

事业单位档案管理中的电子档案管理探讨

翁家乐

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摘要：随着我国科技的不断进步，当前，大数据技术在事业单位日常工作中的应用越来越广泛，这不仅能够显著提升档案管理、应用效率，同时还有助于提升档案应用的深度。针对这一实际需求，事业单位可积极引入大数据系统并通过搭建数据档案馆来全面提升档案管理信息化层次。但由于大数据技术的应用尚不成熟，因此在实际工作中往往暴露出一系列问题，阻碍了档案管理信息化的实现。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案管理；探讨

引言

随着社会的快速发展和信息技术的不断更新，现代档案管理工作已经超越传统的纸质档案管理范畴，进入了数字化、全球化和高度复杂化的新时代。在这个时代，档案管理不再只是简单地记录和保存信息，更要积极应对信息的产生、传播和存储所面临的挑战。当前，随着单套制和单轨制的不断推广应用，档案管理工作正快速从纸质档案管理向电子档案管理转变，这意味着从传统的工作模式向更高效、科技驱动的方式迈进。然而，这一过程也伴随一些挑战，如电子档案存储制度不完善和电子档案存储格式不统一等。有效解决这些问题，关键在于创新电子档案管理方法。通过采用新技术和管理策略，可以显著提高电子档案管理的效率和效益。

1电子档案管理优势

1.1保护文件

电子档案在存储的过程中，需要进行加密保护，以保证数据的完整性、安全性。电子档案中的信息均以数字形式存储，在保存的过程中进行数据备份，以实现长期保存的目的，且可避免因储存介质的问题带来的信息丢失。电子档案是通过光盘、软盘等介质存储，避免由于介质损坏或其它问题导致数据丢失。但在传输和使用过程中，需要保证传输和使用的安全性，防止因网络、设备、人员等原因带来信息的泄露问题。

1.2提高效率

传统档案管理的一大特点是对纸质档案进行整理、分类、装订、编目，然后再将这些材料经过扫描录入计算机系统中，其工作量巨大，效率低下。电子档案则可以从档案管理信息系统中直接获取相关数据信息，无需人工整理，且电子档案的容量大、容易保存，还能将数据信息以多种格式保存，方便日后查询和使用。电子档案可以在线查看、下载和打印，无需等待纸质文件的到达，事业单位在使用电子档案时可充分发挥它的优势，让工作人员在更短的时间内处理更多的档案信息，提高工作效率。

2事业单位电子档案管理存在的问题

2.1管理意识不强

新时期，不仅为事业单位的电子档案管理工作带来了一些机遇，还带来了一些挑战。在今后的发展中，事业单位应紧紧抓住机遇，正面迎接挑战，改革与创新档案管理工作。然而，在现阶段的事业单位档案管理中还存在着一些问题。首先，部分事业单位的领导对于电子档案管理的认知不全，重视不足，无法及时将现代化技术引入档案管理中。其次，多数事业单位的领导为了节约成本，受陈旧思想观念的影响，投入的人力、物力和财力较少，无法满足档案管理创新的需求。尤其是现代化技术的应用，还不够深入与全面，无法帮助档案管理部门展开正确的决策和科学管理，严重阻碍了单位的发展步伐。

2.2欠缺有效的管理、激励制度

合理的管理、激励制度能够持续刺激档案管理工作的高效运转，也是确保档案管理质量的重要手段。档案管理制度应当做到有据可依、有迹可循，最大程度提升档案管理的科学性，并充分结合事业单位的实际情况推动标准化建设，促进硬件、软件标准相协调。当前我国事业单位的档案管理信息化普遍存在制度要求不明确、职责划分不详细、奖惩制度不完善等问题。在制度要求方面，由于制度划分精细化程度不足，当出现问题时难以快速确定风险项；在职责划分方面，由于权责不明晰导致管理中容易发生责任推诿、监管不力等现象；在奖惩制度方面，缺乏即时奖惩措施，难以有效调动员工的积极性，不仅不利于管理人员的职业发展，而且也可能阻碍工作的高效运转。

2.3档案管理软件的统一性问题

计算机软件研发与硬件发展不平衡，这一现象导致各种存储需求方面的挑战，尤其是档案系统的管理和互操作性方面。由于不同地区和单位使用不同的软件，这不仅影响信息共享和利用的效率，还对全国范围内的联网产生了负面影响。软件研发滞后意味着档案管理系统可能无法充分利用现代硬件的潜力。新的硬件设备可以提供更大的存储容量和更高的性能，但如果没有相应的软件支持，这些潜力将无法实现。这意味着在不同地区和单位之间，可能出现硬件设备的过度配置或不足配置，导致资源的浪费或性能的不足。

3事业单位档案管理中的电子档案管理策略

3.1革新思想观念

第一，由于电子档案具有易修改性、易复制性与易传播性等特性，电子档案管理的安全性与可靠性非常重要。作为事业单位的领导，一定要具备安全意识与责任意识，采取科学、合理的安全措施与技术手段，确保电子档案的信息安全与隐私保护。并且，根据事业单位的实际工作需求，建立健全相应的电子档案管理制度与规章流程；第二，在新时期背景下，事业单位还需要树立共享与协作观念，注重电子档案的共享与协作，加强不同部门之间的沟通与合作，实现电子档案的高效流通与利用。比如，建立健全电子档案共享机制与平台，方便不同部门之间的信息查询与获取。

3.2提升档案管理人员的素质

需要加强对档案管理人员的培训和教育，提高他们的专业素养和技术水平，增强他们的电子档案管理意识和能力。单位要加强对档案管理人员的专业知识和技能培训，针对档案管理的新理论、新方法、新技术，组织开展专题培训等活动，提高档案管理人员的专业知识和技能水平，以更好地适应档案管理工作的需要。要建立职业道德规范，制定档案管理人员的职业道德规范，强化档案管理的法律、法规意识，树立良好的职业道德风尚，增强档案管理人员的社会责任感和服务意识。

3.3加强宣传和推广

首先，加强宣传和推广可以帮助人们更好地了解档案管理工作的重要性和必要性。通过各种传播手段，如报刊、电视广播、网络媒体等，向广大群众传递档案管理工作的价值和意义，让更多的人参与档案管理工作。其次，加强宣传和推广还可以为档案管理工作者提供更好的支持和保障。不断完善档案管理工作的制度和社会环境，为档案管理人员提供更加良好的工作条件和发展空间，同时也为其提供更好的职业保障和晋升机会。这不仅有利于提高档案管理人员的专业素养和业务水平，也有利于推动档案管理工作的可持续发展。

3.4完善管理、激励制度建设

作为档案管理工作稳定持续进行的有力保障，切实可行的管理制度能够有效规范工作标准、健全工作流程，使各环节都能有章可依、有据可循，对于各项档案数据信息进行及时更新、快速同步，避免不规范风险的发生，落实档案管理信息化的制度保障，减少权责不明、监管不力的现象。此外，科学合理的激励制度有助于将工作细化至个人，对于业绩优秀的先进个人予以表彰奖励，而对于工作未达预期的员工予以通报批评，强化员工的责任意识，优化档案管理信息化层次。

结语

综上所述，事业单位档案管理中的电子档案管理，提高了档案管理与利用效率，加快了事业单位的改革步伐。因此，在今后的实际工作中，需要通过革新思想观念、健全管理制度、提高人员能力、加大各项投入以及创新技术手段五个角度，确保电子档案管理的实效性。

参考文献

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