信息化背景下事业单位文书档案管理研究 

信息化背景下事业单位文书档案管理研究 

葛玉敏

哈密市体育运动学校，新疆哈密，839000

摘要：随着社会和时代的迅速发展，信息化和大数据的时代已然来临，信息技术越来越广泛地被应用到社会生活和工作的各个领域，并引起了其行业的巨大变革。作为事业单位的基础性工作，文书档案的管理工作也应该要顺应时代发展的潮流，充分借助于信息化的技术手段，提高文书档案管理的工作效率，提升文书档案管理的工作质量。因此，对信息化背景下的事业单位文书档案管理工作进行分析和研究，具有十分重要的现实意义。本文重点研究信息化背景下事业单位文书档案管理策略，旨在更好的促进事业单位发展。

关键词：信息化背景；事业单位；文书档案管理；有效策略

引言：文书档案的管理作为政府部门和事业单位必不可少的基础性工作，是与事业单位相关人员息息相关的日常工作。对于事业单位而言，尤其是在档案管理方面，信息化技术的建设和应用更是不可或缺。因此，如何提高事业单位文书档案管理的信息化水平成为了当前亟待解决的一个问题。

一、信息化背景下事业单位文书档案管理意义

在当今信息技术快速发展的时代下，随着档案管理发展的不断深入，档案管理信息化建设已然成为推动事业单位高质量发展的不可或缺的重要环节[1]。

（一）有利于提高档案工作效率

在信息化背景下，文书档案管理对于事业单位的运作具有重要作用，它可以帮助提高档案工作的效率和质量。通过电子化文件存储系统来减少纸质文档的使用量，从而节省时间和资源；也可以采用智能识别技术来快速查找相关资料，避免重复劳动。此外，文书档案管理还可以为组织提供更好的决策支持。通过对历史数据进行分析，可以发现一些规律性变化，进而预测未来的趋势和发展方向。因此，文书档案管理是一项非常重要的工作，需要得到充分重视。

（二） 有利于加强档案管理水平

随着信息技术的不断发展，信息化已经成为现代社会的一个重要组成部分。在事业单位中，信息化也得到了广泛的应用和推广。对于事业单位来说，信息化可以为文书档案管理带来诸多好处。信息化能够提高文书档案管理的水平。通过信息化手段，可以实现对文书档案的全面监管和控制，从而有效避免了文件丢失或被篡改的情况发生。

二、事业单位文书档案管理存在问题

（一）缺乏专业的档案管理人员

在实际操作过程中，会存在着专职档案管理人员配置不足或档案管理人员专业能力不强等问题。这些情况不仅影响了档案管理工作的质量和效率，也不利于事业单位长期发展。一方面，专职档案管理人员配置不足会导致档案管理工作停滞不前甚至倒退。事业单位的档案工作人员不注重自身素质的提高，很多人还习惯传统的档案管理模式，没有积极学习新生事物，导致事业单位文书档案管理信息化进程较慢[2]。另一方面，档案管理人员专业能力不强会导致档案管理工作混乱。因为没有专业人士进行管理，档案中的重要资料可能会被遗漏或者混淆在一起，甚至有可能会被误删或修改。这样的错误将会严重影响到后续的工作流程以及相关部门的工作。

（二）档案管理信息化建设投入力度不够

部分事业单位认为档案管理信息化建设工作并不重要，大多数事业单位的档案管理系统仍然停留在纸质文件时代，缺乏现代化的信息化技术支持。在日常工作中缺乏档案管理人员、基础设施以及资金等方面的投入，导致档案管理信息化建设缺乏充分发展基础，进度缓慢，这种状况不仅使得档案管理效率低下，而且容易导致资料丢失或损坏等问题。因此，提高事业单位文书档案管理信息化水平已经成为了必须解决的重要任务之一。政府应该加大投入力度，推动信息化技术的发展应用于公共服务领域，特别是对于事业单位来说，需要更加注重档案管理信息化系统的研发和完善。

三、信息化背景下事业单位文书档案管理有效策略

随着信息技术的发展，在现代社会中，信息化已经成为了各行各业不可或缺的一部分。对于事业单位来说，信息化也成为了一个重要的发展方向。

（一）解放思想转变观念，加强档案管理信息化建设

如今，事业单位文书档案管理工作不再只是一个负责收集、查阅的审批性业务。在推进信息化背景下事业单位文书档案管理的过程中，建立健全的信息化管理体系是非常重要的。信息化管理体系是指通过信息技术手段来实现组织内部管理活动的全过程监控与控制，包括计划制定、执行、监督、反馈等方面。对于事业单位来说，信息化管理体系是提高工作效率的重要保障，也是保证公共服务质量的关键因素之一。为了构建完善的信息化管理体系，需要从以下几个方面入手：一是明确信息化管理的目标和原则；二是加强信息化管理系统的规划设计；三是注重信息化管理系统实施的效果评估；四是有效地解决信息化管理中的问题和矛盾[3]。因此，可以采取一系列措施，如建立标准化的工作流程，优化信息化管理模式，强化信息化技术应用能力培训等等。

（二）重视数据安全保护

在事业单位文书档案管理过程中，重视数据安全保护，能够为信息化档案管理提供确切的实施方案，指明管理方向，进而不断凸显档案管理成效，为事业单位的长远建设与可持续发展提供优质的服务。随着信息化技术的发展，越来越多的数据被存储在网络上，因此如何确保这些数据的安全性成为了一个亟待解决的问题。为此，应该加强对数据保密性的教育宣传，同时采用先进的加密算法进行数据传输和储存，以防止数据泄露或篡改。

（三）合理配备专职档案人员，涵养专业素质

信息化技术凭借其强大的信息存储和信息处理能力，使其可以对文书档案进行统一管理，事业单位的档案管理工作面临着前所未有的压力和挑战。为了使档案信息化在事业单位中可以得到顺利推行，则需要通过提供充足的资金、设备设施等支持，具体可以从以下方面入手：首先，要建立完善的人才培养机制。通过制定合理的培训计划，为工作人员提供系统性的知识学习机会，不断更新他们的技能和能力，使他们具备更好的信息技术应用能力。同时，还要注重实践经验的积累，让工作人员能够将所学的知识运用到实际工作中去，从而更好地发挥作用。其次，要重视信息化人才的选拔与激励。要建立科学的评价体系，以公正公平的方式进行考核评价，并给予相应的奖励和晋升空间，鼓励优秀人才继续发展，激发其工作热情和创新精神。此外，还应该积极引进外部人才，吸引有才华的专业人士加入到机构中来，共同促进信息化建设的发展[4]。最后，要加强信息化人才的交流合作。通过组织各种形式的技术交流活动，搭建平台，促进不同领域的专家学者之间的沟通和交流，分享各自的经验和成果，相互借鉴和取长补短，形成良好的互动氛围。这样可以加速信息化人才的成长和发展，进一步提高单位的整体竞争力。

（四）完善档案管理机制，提升档案管理质量

在信息化背景下的事业单位中，文件和档案是重要的工作资料来源。然而，由于缺乏有效的档案管理制度和流程，导致了大量文件和档案被遗失或损坏，严重影响了工作的效率和准确性。因此，为了提高公务员的工作效率和服务水平，有必要对档案管理进行全面改革和优化。具体来说，可以从以下几个方面入手：建立健全档案管理体系；加强档案管理人员培训与考核；采用现代化的技术手段来辅助档案管理工作。这些措施将有助于改善档案管理的质量和效果，为公共事业的发展做出贡献。

四、结语

综上所述，事业单位文书档案管理工作的信息化建设升级十分必要。在科技不断进步，信息化不断普及的今天，事业单位内档案管理的信息化建设已成为必然趋势。只有充分考虑用户需求和使用习惯，采用先进的技术手段，才能够真正做到高效、精准地完成档案管理工作的目标，为促进我国社会经济的发展奠定良好的基础，为行政管理留下一笔宝贵的财富。

参考文献：

[1]褚超,王晶. 浅析信息化背景下事业单位财务档案管理的新思路[J].兰台内外, 2023, (33): 66-67+70.

[2]王敏. 信息化背景下行政事业单位会计档案管理探析[J].黑龙江档案, 2023, (04): 78-80.

[3]胡淑君. 信息化背景下事业单位档案管理的创新策略[J].黑龙江档案, 2023, (04): 228-230.

[4]丁华. 浅谈信息化背景下事业单位人事档案管理优化策略[J].活力, 2022, (14): 169-171.

作者简介：葛玉敏（1992.11--）女，汉族，山东郓城人，本科，哈密市体育运动学校，档案助理馆员，研究方向：档案