现代企业制度下企业档案管理研究

现代企业制度下企业档案管理研究

刘 珅

身份证号： 120106198109231046   天津市  300450

摘要：企业的档案管理工作至关重要，它以生产运营和管理活动中的档案材料为核心，运用科学的方法对企业档案材料进行信息采集、梳理、综合和加工维护。此举旨在维护企业档案信息的完整性，为企业形成完备的档案资料提供有力支持，进而促进企业的稳健发展。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，以及现代企业制度在我国企业的逐步确立和完善，当前社会对企业提出了新的要求。在新时代背景下，为更好地顺应时代发展的需求和实现自我发展的目标，企业需重视对各项工作的创新，并寻求最适合自身发展的工作制度。企业的档案管理工作也应适应当前社会的发展，不断更新管理观念，利用现代服务理念和科学技术手段优化档案管理。这样不仅可以为企业实施现代企业制度提供助力，还能更好地适应现代企业制度背景下的发展需求，为企业的发展提供有力支撑。

关键词：现代企业制度；企业档案管理；研究

引言

随着信息技术的快速发展，企业的档案管理也面临前所未有的发展机遇和挑战。在大数据时代的背景下，企业档案管理信息化建设已成为不可忽视的问题。因此，本文主要对大数据时代企业档案管理信息化建设的意义以及存在问题进行分析。并提出一些相关的解决措施，为企业档案管理信息化建设提供有益参考。

1企业档案管理系统优化与效率提升的重要意义

企业档案管理系统优化与效率提升在当今信息时代扮演着至关重要的角色。其不仅是为了应对不断增长的数据量和信息复杂性，更是为了确保企业能够有效管理、利用和保护其关键信息资产。其中优化档案管理系统可以带来明显的效率提升。企业通过技术升级和数据管理优化可以使系统更快速、准确地存储、检索和共享数据。其技术能够有效提高工作效率，减少重复劳动，从而节省企业时间和资源。该种优化方式还有利于提高信息的安全性。企业采用先进的安全措施和管理技术能够确保敏感数据受到保护，从而降低数据泄露等风险。并且优化档案管理系统还有利于提升企业决策能力。通过数据分析和可视化工具，企业管理层能够更快速、准确地获取关键信息，为决策提供可靠的支持和指导。最重要的是优化档案管理系统能够增强企业的竞争力和灵活性。随着现阶段业务环境的变化，系统的灵活性和适应性使企业能够更快速地调整和应对市场变化，更好地满足客户需求，保持企业在市场上的竞争优势。总之，企业档案管理系统的优化与提升对于提高工作效率、保障信息安全、增强决策能力以及提升竞争力具有不可忽视的重要性。

2现代企业制度下企业档案管理研究

2.1改进档案管理方式方法

传统的档案管理方式方法难以有效运用新兴数据分析、数据挖掘技术，支持多维度的档案信息开发利用。企业档案管理部门随着数字化转型逐步开展，把“一站式”工作方式贯穿到业务工作各个环节，形成大量电子文件。这些多源异构的电子数据的收集，在全生命周期管理过程中缺乏统一的标准和措施，各部门根据业务驱动建设开发的数据系统也架构不一，档案数据归属、权责，海量数据冗余及保密等问题对档案数据管理方式提出了挑战。积极探索档案管理方式与大数据、人工智能、区块链等新技术的应用不断融合，通过传统媒体档案数字化，增量档案电子化，逐步实现档案资源数字转型，由数据保存者向数据管理者、数据及数据产品提供者转变。应发挥好档案作为信息基石的作用，聚焦服务科研生产、经营管理工作，简化利用手续，优化审批环节，积极探索知识管理、人工智能等信息技术在档案资源深层加工和利用中的应用。应加强电子文件归档工作，在办公自动化系统、业务系统中同步规划、同步建设电子文件归档功能，在业务流程中嵌入电子文件归档要求，并推进核心业务管理系统与档案管理系统的集成。

2.2建立责任制并加强员工的业务培训

建立负责制首先要明确各任务的负责人，确保他们熟知自己的职能和义务。例如，企业最高管理者需设立企业档案管理工作的负责人，各部门至少要有一位专职档案保管人员，负责本部门的档案管理工作。确立责任者能在很大程度上提高相关人员对档案管理工作的重视程度。处理好归档材料的有序归档和档案记录后具体工作人员的落实问题，是提高档案管理效率和营造良好企业氛围的关键。为满足企业档案管理的基本要求并实现有效实施，负责人需将业务培训计划纳入工作总体规划中。首先，各部门负责人员需提前接受基础归档记录培训，以确保他们熟练掌握各种有效管理文档的技巧，以应对档案管理中的问题。这样能改善归档材料的品质，提高归档管理水平。其次，要注重培养档案管理工作人员的计算机应用技能，提高他们的在线学习能力。这不仅能提升企业档案管理工作人员的基本理论知识和技术水平，还能培养出复合型档案管理人才，进一步提升档案管理工作的效率。

2.3加强企业档案管理信息化储存的安全性

为了保障企业的档案资料的安全性和可靠性，需要采取一系列有效的措施加强企业档案管理信息化储存安全。应建立完善的企业档案管理制度和标准体系，明确各部门职责分工以及档案存储与使用权限，确保档案资料的完整性和准确性。采用先进的数据备份技术和加密算法保护企业档案资料的机密性，防止外部人员非法获取或篡改公司敏感文件；此外，还应定期对企业档案进行检查和审计，及时发现问题并加以解决。在企业档案管理信息化系统中引入人工智能技术，通过智能识别和分类功能提高档案管理效率和精度，减少人为错误的可能性。

2.4加强信息安全措施

加强信息安全措施是保障档案安全的必要手段。企业应该建立信息安全管理体系，包括物理安全和网络安全两个方面。在物理安全方面，应采取措施确保档案室的安全，如门禁控制、视频监控、防火防水等设施的建设和维护。在网络安全方面，应建立防火墙、入侵检测系统、数据加密等信息安全技术，保障档案的信息安全。此外，员工应接受信息安全培训，提高他们的信息安全意识，防范信息泄露和攻击。引入现代化的档案管理技术可以提高信息检索的效率。企业可以选择适合自己的档案管理软件，以实现档案的电子化管理。同时，企业可以利用云存储技术，将档案存储在云端，以减少物理存储空间的占用。此外，采用条形码、RFID等技术对档案进行标识和跟踪，有助于提高档案的管理和追踪效率。

2.5加快数字化建设速度

企业应当重视加快档案管理工作的数字化建设，结合自身实际情况与档案管理工作发展需求，加大人力资源、物力资源的投入力度，配备数量充足的专业工作人员与相关设备设施，推进档案管理工作数字化建设。这就需要企业内部负责档案管理工作的管理人员与工作人员以发展的眼光看待问题，深化对数字化技术的认识与理解，强化对数字化技术的实际运用能力，依托数字化技术搭建企业内部智能管理平台，以此提高企业内部档案管理工作的效率与质量水平。在智能管理平台搭建完成后，企业内部相关工作人员需要做好智能管理平台的升级维护与安全防护工作，保证档案管理工作的安全性与员工工作行为的规范性，以此降低档案资料丢失或损坏情况出现的概率。

结语

总之，企业档案管理系统的优化与效率提升可以通过技术升级、数据管理优化、用户体验改善、自动化流程优化以及性能监控等方式得以实现。其中自动化流程管理、智能化档案检索与共享以及持续的性能监控与用户培训支持是提高系统效率的关键策略，而该类举措将带来更高的工作效率、更好的用户体验，并确保系统运行顺畅。因此企业应重视档案管理系统的优化，以此来更好地支持企业业务的发展。

参考文献

[1]刘晓梅,周金虎.企业档案管理系统的设计与实现[J].信息与电脑(理论版),2022,34(23):163-166.

[2]管绍懿.办公信息自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].产业创新研究,2020(16):56-57.