电子文件归档和电子档案管理新模式实践

电子文件归档和电子档案管理新模式实践

高司

 承德市双滦区卫生监督所    河北 承德      067101  

摘要：本文着重论述了当代电子文件归档和管理等方面，从档案管理方法和模式创新、体制与技术创新等方面进行了论述。希望通过本文的研究，能对我国有关部门的档案整理工作起到一定的参考与借鉴作用。

关键词：电子文件归档；档案管理；新模式

1电子文件归档和电子档案管理的特点

1.1简便性

为了加快检索速度，加快使用速度，提高使用效率，方便多个使用者进行同步检索。通过对电子文件归档和档案管理的处理，可以达到大量的工作和智能化的工作，提高了工作的质量和工作效率，为各个方面的工作提供了足够的文档信息支持。云计算使得电子文件摆脱了对具体硬件的依赖，但同时也面临着诸如电脑病毒入侵、文件内容泄露等方面的问题。

1.2规范化

在对电子文件归档和档案管理时，既要按照现行标准进行，又要注意根据现实情况对其进行调整。尤其是考虑到档案信息来源广泛，档案数据种类繁多，档案运行机制也在发生着改变。因此，必须对电子文件归档和档案管理进行分类，并制定相应的法律规范，以便更好地满足电子文件归档和档案管理的需要。例如，在归档时要对档案的归档格式、数据类型、档案标识等做好科学的设定。对各类电子文档进行分类，实行标准化，以保证电子文档的存档和日常的整理工作顺利进行。

1.3创新性

在电子文件归档和档案管理的管理中，要与时俱进，充分运用科技创新，优化电子文档资料的存档方式，改变电子文档的管理战略，突破传统的文档管理思路，使其更好地发挥其应用价值，挖掘出更多的档案信息资源。尤其在大数据、智能化、云存储等新时代背景下，对电子文件归档和档案管理要富有创新性，注重对非文本形式的其他信息的保护，准确抽取各类文档信息，为文档资料的深度加工奠定了良好的基础。同时，电子文件的管理也要由过去的被动管理转向积极的管理，全面提高文件的管理水平，以符合使用者的需要为中心，为用户提供准确的档案服务，主要包括：通过对档案员工进行实时的线上服务或采用其他智能化的服务，进行文件的推送，让电子文件在实践中发挥出更大的作用，从而促进整个社会的信息化发展。

2电子文件归档和电子档案管理存在的问题

2.1管理体系不健全

目前，国内对电子文件归档和电子档案管理，也在不断地进行着规范化的工作。尤其是在各类机构中，其发展历程各不一样，其存在着大量的、来自各方面的文件信息资源，缺乏专门的规章制度，一些特定的工作程序也缺乏严格的标准化。考虑到整个电子文件归档和电子档案管理的总体程度还很低，一些不利于对电子文档进行采集和处理的政策，保存势式不明，没有设置任何的数据设置，对存档的电子文档检索缺乏弹性，各类法律和标准与真实的电子文档资料在存档方式和电子文档的管理上并不一致。例如，目前办公自动化系统的建设过分强调数据的传递速度，而忽略了数据的最后目的，未能真正地对其进行高效的存储。在这一大环境下，档案的载体和储存方式也会随之变化，因此需要制定更加完备的档案管理规范，以降低档案在保存时所产生的种种问题。

2.2 缺乏所需的技术升级

随着电子文档在存档方式上的创新，它也暴露出了一些弱点，比如对于各种类型的电子文档，没有把国内外的相关技术标准进行整合，从而导致了一些形式文档资料在转换时丢失了一些信息，从而使文档信息抽取失效。对于档案的元数据资料，目前还没有一个全国性的标准化的标准，这使得在接收、整理和保存方面，存在着多种不同的途径，这就造成了在接收、整理和保存方面存在着不一致的问题，从而对电子文档材料进行了有效的保存。另外，部分机构在电子文件归档和电子档案管理方面存在不足，缺少相应的数字签名、日志审核、身份认证等手段，使得其在电子文档的管理上存在缺陷。

2.3档案工作人员匮乏

在档案的信息化管理中，电子文件存档是最为基础的一环，同时，对电子档案的处理也存在着许多观念的创新与科技的创新，当前大多数的电子档案的处理方式仍停留在较为常规的模式，不能在电子文件归档和电子档案管理中，对其真实性与完整性进行有效的识别，这一定程度上增加了其存在的风险。这就急需通过制定标准化、统一的法律，或者开展专门的人才培养等方式，来加强对电子文档的收集、整理和电子文件的管理，来弥补这些方面的不足。

3电子文件归档和电子档案管理新模式

3.1创新档案管理方式和模式

建立新型的电子文件归档与电子管理模式，需要对其进行管理方法革新，并按照变革的需要和规范进行规范，提高工作的效能与品质。实际上，应该把重点放在下列方面：

①优化电子文档和纸张文档的双重存档方式，将重点放在对电子文档的全程管理上，打破了传统的分散、分离的管理方式，促进了电子文档的管理由传统的“实物”转向“知识”，从而达到智能化的管理与体系化的管控，以满足无纸张工作的需要，提升档案管理的有效性。

②对电子文档的收集整理方法进行了改革。完成资料后，由各营业单位的职员呈交主管审批，审批通过后，送到档案科存档。通过“一边完成，一边归档”的方法，确定了档案的管理职权和责任，从而有效地提升了档案的工作效能，保证了档案的完整性、系统性和准确性。并将电子文件系统和文件系统相结合，使工作过程标准化。

③适应电子化的发展潮流，提高电子化文件的管理效能。通过采用无纸化和电子化办公设备，方便了各个单位对电子文档的利用，提高了企业的业务水平和服务水平，提高了工作的效率。建立了电子文档资源的共享平台，并建立了相应的升级和维修体系，以支持企业的发展。

3.2档案管理制度与方法的革新

新的电子文件归档与电子管理的方式应该着重于对制度和科技的革新，对它的传统方式进行更深入的变革，增强其传输与保存的安全性、完整性、真实性和长效性。例如，在实际工作中，可以将元数据收集、电子签名、身份认证、日志查询管理、性能检查、运营审计，以及全文查询等方面的一些新的方法，例如，电子文件管理系统。同时增加了文件格式转换模块，离线备份模块，通用数据收集模块，浏览模块等模块，从而大大减少了电子文件的接收、处理和管理的困难。为有效地改善传统的纸质文档管理方式，缩短了归档时间，降低了管理工作的效率。

3.3档案管理系统的革新

要建立健全的电子文档存档方法，需要建立新型的电子文档管理模式。从总体上讲，电子文档的存档和管理离不开一套系统的支持。因此，在新的情况下，要根据有关的法律法规，制订相应的制度和措施，确保其有章可循，有据可依。通过充实电子文档的管理手段，促进其科学、规范的管理，达到为各单位或各部门开展工作奠定坚实的基础与业绩。例如，根据现实，建立健全的奖励与责任体系。对出现的档案安全问题和管理不力的行为，要给予奖惩。确保提高管理工作的有效性，防止管理不严，内部机密信息外泄。

总结

综上所述，随着我国信息时代的到来，档案工作取得了长足的进步，仅仅依靠纸质档案已经无法适应现代文件的要求。档案工作人员要不断地对收集、整理和归档的方式进行改进，建立符合“数字城市”建设要求的新的电子档案的管理方式。

参考文献

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