档案信息化建设管理问题的探讨

档案信息化建设管理问题的探讨

刘春燕

刘春燕（黑河市职教中心学校，黑龙江黑河164300）

摘要：档案信息化广泛地进入社会的信息交流系统，和其他信息融合使用，作用广泛服务于社会各界，为人类认识社会，改造社会，是推动社会发展的必要工具。实现档案信息化，现代信息技术对档案的原始信息加工以及改造，文件信息处理的标准化，方便现代信息通讯系统信息，或文件信息的声波、光波、电磁波和便利使用现代信息通讯技术交流等信息的形式，即档案的收集、整理、存储，、统计、鉴定和利用。信息管理，以现代信息技术为基础，实现计算机和网络技术，通信技术，控制技术和现代科学技术在档案信息处理中广泛使用，而不是传统的信息资源管理。

关键词：档案资源；信息化；数字化；管理制度

随着我国科学技术的快速发展，当代信息技术也随之有了大幅度的进步，计算机网络正在向高速化、多媒体化以及多网融合的趋势前进，在不就得将来，人们会看到任何人可以在任何时间、任何地点都可以和任何一个其他人通过互联网络进行通信，以传递任何档案信息。

1档案信息化的概念及现实意义

档案信息化是指在档案管理活动中以数字化建设为核心，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发，管理和提供服务的过程，也即档案管理模式从面向档案实体保管向重点以档案数字化为社提供服务转变。积极推进档案信息化管理，具有重要的现实意义。第一是档案管理者提供了便利，建立档案信息化系统后，由计算机代替人工，有效地实现对档案信息资源统一有序的管理。第二是为档案利用者拓宽了空间。通过实现档案信息化，只需通过身份认证，在网络上就能查到档案信息资料，极大限度地方便了使用者。第三是提高了社会档案意识。档案信息化能够加强对社会的开放与利用程度，强化社会服务功能，从而使人们体验到信息化的便利以及社会档案的重要性，扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。

2档案资源信息化建设的基本要求

（1）明确档案资源信息化建设的规划，档案资源信息化建设，就是要利用计算机网络和数据库这个信息技术手段实现馆藏各类档案的数字化，将网络化办公条件下的电子文档管理网络一体化。这就是通过网络办公，逐渐完成各种档案资源的数字化转换，并使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档工作，档案管理部门的信息管理人员应有权监督归档部门对电子文档的鉴定和归档情况，以杜绝有档不归、归档不全或者不及时不规范等现象。

（2）提高档案资源数字化的技术要求，档案管理的基本特征就是求其保真、保密和保养三者的统一。这些基本要求并不能随着信息化的到来而丢弃。因此，档案信息化的技术水平也应当具有较高的要求：首先，档案的数字化处理必须做到不可变更，即“固定化”。如纸质档案尽可能采用图片扫描，做到对页面内容的保真。录音录像的数字化必须保持原样永久存储。电子文档做到草稿、修改稿、发文纸、正文一并归档，修改稿要保留草稿字样和改稿人姓名、修改内容、修改时间、并做到整套归档的电子文件不可修改。其次，档案资源数据库的安全管理是档案信息化建设主要的前提条件，这就是档案管理的保密问题，在这方面要涉及三方面的内容；一是存储安全，数字化档案的存储要使用带自动备份功能的专用服务器设置自动站并与办公网络相连接，同时使用光盘库定期刻录备份，最好有第二个异地保管的备份；二是网络利用安全。数字化档案完全可以通过网络提供查询和利用，为了确保安全必须采用物理隔断和功能强大的网络防火墙等措施；三是身份安全。通过登录身份证安全认证动态口令等方式，加强档案利用的保密工作。

（3）完善档案资源信息化的管理制度规范。档案信息技术支撑必须满足信息维护的需要，在文档一体化方面要实现对档案数据库的自动维护，这就要求有较为健全完善的信息化管理制度为工作规范的共同标准。首先，在文档一体化模式下，过去分年度、分阶段对归档部门进行的业务指导，执法监督都要变为日常的、全过程指导监督，真正实现电子文件的归档的流水式作业。其次，在档案资源利用信息化网络化条件下，档案信息查询利用更应当做“开放”与“保收”的统一，即要做到主动服务，又要做到安全管理。必须制定网络查询、利用档案数据信息的权限管理办法以及安全管理协议等。再次，档案的凭证作用是档案价值根本所在，其法律效率显得十分重要，传统的法律凭证必须是各类档案的实物案件《实施纲要》提出，要加快推进档案信息化法制建设，适时提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善。

3档案信息化管理过程中应注意的问题

3.1系统问题。在网络经济的今天，大多数单位局域网已建成。然而，单位的各部门之间管理软件数据接口困难，档案信息难于共存，造成了许多同一类档案信息不再同部门之间都开展了统一管理工作，重复劳动现象严重，结果事倍功半，浪费了大量的人力、物力资源。一个单位的档案信息管理系统进行自行开发建设或购买时，应遵循以下两个基本原则。

（1）实用性与先进性。在系统建设中要正确处理技术的实用性之间的关系，采用的系统既要于实施、易于操作，有易于管理和维护，既不盲目追求先进技术，又要讲技术定位在一个较高的层次上，避免在短时间内实施系统的技术与设备淘汰，造成重复建设与浪费。因此，在系统的选择上应坚持的原则是以最小成本获得最先进、最实用的系统。

（2）开放性与标准型。在总体设计中，应采用开放式系统结构，使网络易与扩充，是相对独立的分系统易于组合调整。网络选用的通信协议和设备要符合国际标准，是网络的硬件环境、软件环境、操作平台之间的互相依赖减至最小，同时，要保证网络的互联性与兼容性，为档案信息资源在网络上的流通创造条件。

3.2信息资源问题。实践档案信息化，还存在一个很重要的问题。那就是档案馆所存在的信息资源还不丰富。要解决这个问题，一是从丰富馆藏入手，结合行业实际，开展名、特、优档案的收集，广揽社会信息，调整馆藏结构；要把电子档案、视频档案、音频档案、科技档案等接收进馆，增加档案门类。二是在进行数字化的时候，要对档案信息进行整合，也就是围绕特定的主题，把分散形成的档案进行信息资源集中，以集中反映某一实践领域或对象的基本情况，只有把这些经过二次加工的信息同事进行数字化，才能真正扩充信息资源量、提高档案信息资源、提高信息资源量、提高档案信息资源的利用率，发挥档案馆档案信息资源、优势、实现档案信息化目的。

3.3档案信息管理人员的素质问题。档案信息化管理人才是实现档案信息化的主导力量，现有的各级各类档案管理机构中的档案工作者大部分是档案专业人员，而这些专业人员缺乏信息社会应用的信息素质，不适应高速发展的计算机网络工作环境。严重缺乏懂技术、网络技术、有精通档案业务的复合型人才，这些很不适应档案信息化建设和发展的需要。实现档案管理代化，人才是关键，队伍建设刻不容缓。首先，档案教育应及时调整专业格局，从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式教育等。全面更新。第二，对在职人员进行各种形式的再教育，以适应教育发展的需要。第三，单一的人员结构已不能满足档案管理现代化的需要，应注意引进多方面的专业人才，充实档案人员队伍，建设复合型多层次的专业技术队伍，以适应档案管理现代化的需要，适应信息时代的挑战。

结语：新世纪，信息化时代已初见端倪，档案工作虽然正面临着严峻的挑战，但同时也面临着极好的机遇。只要把握好时机，选择好发展机遇，知识，知识经济时代的档案工作，必须会产生一个历史性的大飞跃。