开展工程物资计划管理信息化审计的研究

开展工程物资计划管理信息化审计的研究

张靖

国网湖北省电力公司审计中心湖北省武汉市430000

一、开展工程物资计划管理信息化审计的意义

做好工程物资计划管理工作，有利于降低成本，增加企业利润。因此，将物资计划管理作为数字化持续审计重点监控内容，利用信息系统数据资源优势对工程物资退库、利库的周转轨迹进行全面分析，发现重大疑点追踪查询，最终可发现被审计单位通过虚列成本方式，将项目结余物资过渡性地计入少数几个特定工程项目成本，或将其转回已决算项目，掩盖物资长期积压的事实，达到规避考核的目的，但同时也带来物资账实不符、项目成本混乱的风险。

二、工程物资计划管理的标准化流程

工程物资计划管理的重点内容涵盖从计划到物资结算的工程工程全过程实施。

1.要进行工程库存物资“一本帐”管理，收集、汇总可调拨库存物资信息；统计分析库存物资信息。跨分部工程库存资源调拨申请业主审核后实施。

2.提出工程库存物资储备定额，开展储备定额物资需求计划、仓储、配送等工作。对工程仓库的物资验收、出入库、退库、调拨、盘点等日常作业。

3.提出本单位库存物资利用计划、库存物资报废申请和废旧物资处置计划，办理库存物资报废手续，经审核后实施。审核退库物资申请，办理退库手续，核查及保管退库物资相关信息、技术资料。

三、工程采购物资入库管理的方式分析

1.对直接采购入库物资，工程物资管理部门根据物资交接单、验收单和物资到货验收有关要求，与供应商办理交接和验收，验收合格后办理入库手续。特殊物资或重要设备应组织项目管理部门、专业管理部门、供应商共同进行验收。

2.对现场不具备交货条件，需要在仓库暂存的项目物资，工程物资管理部门办理完入库手续后，要及时将入库信息提供到相关项目管理部门。项目物资在仓库暂存时间原则上不得超过180天。

3.同法人间调拨入库，组织实施的工程物资管理部门按照调拨通知单，在ERP系统内创建转储订单，将调拨通知单和转储订单同时下达到调入单位；调入单位工程物资管理部门根据调拨通知单、转储订单，与调出单位办理交接验收，完成收货入库。跨法人间调拨入库，组织实施的工程物资管理部门将调拨通知单下达到调入单位，调入单位工程物资管理部门按调拨通知单在ERP系统内创建采购订单，根据调拨通知单、采购订单，与调出单位办理交接验收，完成收货入库。

4.工程结余物资退库，工程竣工后，项目管理部门组织开展工程结余物资的技术鉴定。鉴定可用物资，应满足规定技术条件。材料类物资不满足上述退库标准，有利用价值的，移交运行单位作运维材料；无利用价值的，在工程中作为边角废料进行报废处理。

四、平衡利库的典型经验

库存物资利用坚持“先利库、后采购”原则，建立工程项目分级平衡利库机制。

1.工程物资管理部门定期将可利用库存物资信息表发送项目/需求单位所属管理部门，作为提报需求计划和开展设计的利库依据。按照“谁形成库存、谁负责利库”的原则，项目/专业管理部门在项目可研、初步设计阶段，对照可利用库存物资信息表，优先选用库存物资或可用退役资产，编制库存物资利用计划表，提供到工程物资管理部门。

2.库存物资平衡利库流程：工程物资管理部门收集工程物资需求，与库存物资匹配后形成库存物资利用计划，并组织实施；项目无法满足需求时，在项目间可调拨库存物资清单中进行匹配，若满足需要，形成跨项目调拨申请；若不满足需要，形成物资采购需求，报工程物资管理部门。

3.库存物资利用过程中，需求物资与可调拨库存物资未完全匹配，但物资型号、规格相近的，在征求项目管理部门和专业管理部门意见后，宜采取“以大代小”、“型号替换”等方式进行。在库保管的退出退役资产，由实物资产管理部门负责利库调拨，协调项目管理部门优先在改造项目中使用。项目管理部门在满足项目需要的前提下，在项目可研、初步设计阶段，对照可利用库存信息表，优先选用可用退役资产。

五、物资计划管理信息化审计所需的中间表

1.项目成本明细表

2.审计疑点检查表

3.疑点物料库位表

4.疑点物料过账记录表

5.疑点利库物料最终所属项目成本明细表

六、信息化开展物资计划审计的应用

需要的业务系统为ERP系统

1.通过所审单位工程项目查找利库物料。首先在ERP系统中，使用CJI3口令，输入所审单位工程项目的项目编码，导出项目成本明细表，并筛选筛选凭证抬头文本包含“转移”的条目。

2.建立审计疑点检查表用于锁定虚假利库疑点物料。将项目成本明细表中的移库物料按业务货币值正和负分别筛选，并将所有信息分别复制到审计疑点检查表中，通过VLOOKUP查找公式将同一物料编码的物料业务货币正、负值在表格同行中一一对应，最后将对同种物料的业务货币正、负值做加法，筛选出业务货币值正、负值和为0的物料，即为移入和移出数量相等的物料，锁定为虚假利库疑点物料。

3.利用虚假利库疑点物料的参考凭证编号及凭证日期，在ERP系统中使用MB03口令查询疑点物料的工厂号和库位号。

4.在ERP中使用MB51口令查询虚假利库疑点物料疑点过账记录和移动轨迹，导出表格按疑点物料的移动时间排序。即可发现疑点物料的虚假利库次数，虚假利库项目及最终流向：

5.根据疑点物料的最终流向线索，我们在ERP中使用CJI3口令，去项目成本中分析疑点物资是否真实完成利库使用。